“Het is een gebruiksvriendelijk beheersysteem met koppelingen naar het Kadaster en GeoWeb”

800 km aan dijken, 1600 km aan wegen en fietspaden buiten de bebouwde kom, 7200 km sloten, vaarten en singels, inclusief bermen, 20 rioolwaterzuiveringsinstallaties: Waterschap Hollandse Delta (WSHD) zet zich dagelijks in voor leefbaar land en water voor de bewoners, bedrijven en de vele recreanten van de Zuid-Hollandse Eilanden. Het waterschap zorgt voor stevige dijken, schoon water en veilige (vaar-) wegen. Het team Grondzaken beheert alle percelen van het waterschap. Senior adviseur Grondzaken Ruud Zwinkels: “We doen alles tussen duikers en deltawerken. In totaal hebben we meer dan 1800 contracten ondergebracht in P8. Het is een gebruiksvriendelijk beheersysteem met koppelingen naar het Kadaster en GeoWeb. Onze administratieve processen van aankoop, beheer en verkoop zijn op orde en ik kijk uit naar toekomstige toepassingen, zoals een app, waarbij we in het veld alle informatie voor grondzaken bij de hand hebben.”

Waterschap Vallei en Veluwe was al lange tijd klant bij P8. Onlangs heeft het Waterschap ook gekozen voor de software voor Grondzaken en Vastgoed, P8. Met de implementatie van dit systeem komt het aantal Waterschappen dat P8 gebruikt op 15. Waterschap Vallei en Veluwe wil P8 gebruiken voor zowel (projectmatige) aankopen als reguliere beheertaken. 

Waterschap Hollandse Delta heeft diverse kadastrale percelen grond en objecten in eigendom. Het gebruik van de percelen is zeer divers en de percelen liggen verspreid over de eilanden. De meeste van deze onroerende zaken zijn in gebruik voor de uitoefening van de primaire taken van het waterschap: watersysteembeheer (onder meer waterkeringen en watergangen), het wegenbeheer buiten de bebouwde kom en het zuiveringsbeheer. Op de bebouwde percelen staan onder meer kantoren, gemalen, magazijnen, rioolwaterzuiveringsinstallaties, dijkgebouwen, steunpunten, pompen en duikers. Het hoofdkantoor is gevestigd in Ridderkerk en bij het waterschap werken ruim 550 medewerkers.

“Alle processen van aankoop, beheer en verkoop gronden en het bijbehorende vastgoed zijn ondergebracht in P8”, vertelt Ruud Zwinkels. “Bij projecten zoals bijvoorbeeld dijkversterkingen of het aanleggen van een natuurgebied moeten we soms percelen verwerven en deze gronden omzetten in koop, huur of pacht. De gehele administratie en het contractbeheer worden prima ondersteund door P8.”

Implementatie, conversie en opleiding

In 2017 werd duidelijk dat het oude systeem voor grondzaken niet langer werd onderhouden door de leverancier. Na een marktconsultatie koos WSHD uiteindelijk voor P8. Zwinkels: “Vooral de gebruiksvriendelijkheid gaf de doorslag. Verder kwam het bedrijf over als een betrokken en professionele partner; we hadden alle vertrouwen in de continuïteit van de dienstverlening.”

Eind 2017 en begin 2018 startte het implementatietraject P8, inclusief dataconversie en opleiding. “We zijn in de lente van 2018 in productie gegaan”, vertelt Zwinkels.  “De conversie verliep soepel en probleemloos; vooral omdat de samenwerking tussen onze IT’ers en P8 goed was. De opleiding van onze gebruikers verliep in het begin stroef, omdat het te klassikaal was. Ik had meer training on the job verwacht en gelukkig begreep P8 onze behoefte. Omdat het systeem gebruiksvriendelijk is, hebben we het ons snel eigen gemaakt.” Ongeveer 58 gebruikers hebben toegang tot P8 en 11 medewerkers van het team Grondzaken en de afdeling Projecten Uitvoering werken er regelmatig mee.

Snelkoppelingen Kadaster, GeoWeb en Xential

“Voor ons is de snelkoppeling met het Kadaster belangrijk, omdat we daarmee online beschikken over de primaire kaarten van eilanden, voor wonen, werken, groen en water, inclusief de bestemmingsplannen”, legt Zwinkels uit. “Daarnaast is er in samenwerking met onze IT-afdeling en P8 een snelkoppeling gekomen met de geografische kaarten van GeoWeb (GIS-applicatie) voor alle kaartlagen van ons werkgebied, dat zijn er zo’n 150. We moeten exact weten wat er in welke lagen aanwezig is, zoals leidingen, wegen, keringen en riolering. Vanuit P8 stellen wij contracten op. Voordat wij de contracten aangaan, doen we eerst feitenonderzoek. Ligt het verhuurde in de beschermingszone van een kering of betreft het een hoofdwatergang? Je ziet dat privaatrecht (het opstellen van het contract) veel raakvlakken heeft met publiekrecht (keur, algemene regel, soort wetboek van het waterschap). We ontsluiten de kaartlagen waar al deze relevante info op staat via een koppeling van ons GeoWeb naar P8.”

Om documenten te maken, heeft het waterschap een snelkoppeling gerealiseerd met Xential. Zwinkels: “De metadata uit P8 worden naar Xential gestuurd, waardoor we contracten, huurovereenkomsten en brieven in onze huisstijl kunnen aanleveren. Verder hebben we een koppeling met SharePoint en met de financiële administratie voor facturatie.”

Van eigen servers naar cloud en SaaS

P8 draait op eigen servers van het waterschap. “Belangrijkste reden is dat we de snelheid nodig hebben om al de kaartlagen beschikbaar te stellen”, vertelt Zwinkels. “We zijn al in gesprek met P8 om te kijken wat de opties zijn om in de cloud te gaan, waarbij we het systeem via een SaaS-constructie uitbesteden aan P8 Software.”

Mobiele werkplek P8 voor veldwerk

Zwinkels ziet P8 als een solide platform en nu de administratie van gronden op orde is, zijn er talloze mogelijkheden voor uitbreiding van het gebruik en nieuwe koppelingen. “We denken aan een app, zodat onze mensen de applicatie kunnen meenemen in het veld. Tijdens een gesprek met een boer kan onze adviseur snel de omgeving in kaart brengen met de gegevens van het Kadaster. Alle relevante informatie is bij de hand, zoals kaartlagen, persoonsgegevens, notities van eerdere bezoeken, correspondentie, contracten. Ter plekke kan actie worden ondernomen. Zo’n mobiele werkplek voorkomt dubbel werk en maakt het proces sneller, gemakkelijker en efficiënter.”

Uitbouwen en vernieuwen

Een andere grote wens van het waterschap is de overstap naar zaakgericht werken (casemanagement). Zwinkels: “Als er een klant belt, hebben we met een muisklik alle informatie over een perceel zichtbaar bij de hand; contracten, kaarten, correspondentie, enzovoorts. Samen met P8 denken we na over zo’n zaaksysteem.”

Om het de klanten, zoals overheden, gemeentes, klanten en toeleveranciers makkelijker te maken, zal er ook een afschermde MijnWSHD-portaal komen. Ze hebben dan toegang tot relevante informatie, zoals een overzicht van vergunningen, contracten en correspondentie. Alles overzichtelijk gebundeld voor de klant. Een deel van die informatie kunnen we ontsluiten uit P8.”

Ook voorziet Zwinkels een integratie tussen de systemen die Grondzaken gebruikt met die van de afdeling Facilitair: “Wij doen grond en water en de gebouwen zijn ondergebracht bij Facilitair. Goed om te verkennen of deze gebouwen ook binnen P8 kunnen onderbrengen.

Daarnaast wil ik onderzoeken of we ons digitale archief van Corsa naar SharePoint en P8 kan verhuizen. Goed om dan een betrouwbare partners te hebben als P8. Ze staan open voor onze ideeën en suggesties en pakken dat snel op. De samenwerking met onze IT’ers is prima en het contact prettig. P8 groeit met ons mee en dat vind ik essentieel voor een softwareleverancier.”

Uitdaging

• Waterschap Hollandse Delta zoekt bedrijfsondersteunende software voor grondzaken en contractmanagement. Qua inhoud, processen en omvang moet het passen bij het (tijdelijke) beheer van percelen. Snelkoppeling met GeoWeb voor 150 kaartlagen is essentieel.

Oplossing

• P8 als centraal webbased beheersysteem voor alle gronden.
• Modules: Contracten, Transacties, Percelen, Projecten, Subjecten (personen), Objecten (gebouwen, gemalen, stuwen kunstwerken), Facturatie, Signalering (wanneer loopt contract af), Werkprocessen.
• Snelkoppelingen met Kadaster en GeoWeb.
• Koppeling met SAP voor aanmaken zaken.
• Koppeling Xential voor aanmaken documenten.
• Koppeling met financiële administratie voor facturatie.

Winst

• Efficiënte ondersteuning dagelijks processen aankoop, beheer en verkoop gronden.
• Inzicht en overzicht in contracten.
• Signaalfuncties bij aflopende contracten.
• Met logboekfunctie snel historie van zaak of subject vinden en inzien.
• Management rapportages: vooral voor verdelen van de workload.
• Facturatie geautomatiseerd vanuit P8, scheelt handmatig werk.
• Alle informatie over keur (wetboek van waterschap) direct via koppeling GeoWeb beschikbaar in P8.