Waterschap Aa en Maas heeft de hulp ingeschakeld van P8 Software B.V. om haar werkprocessen van het team grondzaken in kaart te brengen, te automatiseren en te optimaliseren. Vlak voor de coronaperiode zijn de processen van afdeling Grondzaken & Vastgoed onder de loep genomen en toen bleek dat deze niet voor iedereen duidelijk zijn en niet op dezelfde wijze werden doorlopen. Er werd nog veel handmatig verwerkt en apart in losse bestanden bijgehouden. Tijd voor een optimaliseringsslag!

“Omdat de komende bestuursperiode het waterschap een grote grondverwervingsopgave heeft, is het van belang om de werkprocessen zo efficiënt mogelijk te laten verlopen”, vertelt Mirjam Stavleu-Meijer, coördinator Grondzaken & Vastgoed. Toen tijdens haar inwerkperiode begin 2020 bleek dat er nog verbetering mogelijk was, heeft ze direct contact gezocht. “Het Waterschap heeft P8 Software B.V. gevraagd om te helpen met een verdiepingsslag en de processen van grondzaken & vastgoed te optimaliseren en te implementeren in de applicatie”, vertelt Stavleu-Meijer.

Procesbegeleiding

Het Waterschap Aa en Maas werkt sinds 2019 met de applicatie P8. Het waterschap gebruikte het programma voornamelijk voor de registratie van contracten en het beheer van haar eigendommen. Een module te ondersteuning van de werkprocessen is daar nu aan toegevoegd.
De complete workflow van het waterschap omtrent grondzaken is inmiddels in kaart gebracht en in de applicatie P8 vastgelegd. Ieder contract is hierbij gekoppeld aan een stap in het werkproces en aan een specifieke projectfase. Doorlopend maakt de gebruiker via het systeem keuzes: wordt een verzoek bijvoorbeeld in behandeling genomen of afgewezen? Wordt er over deze beslissing telefonisch of schriftelijk een mededeling verstrekt? Wordt een contract digitaal bij de grondkamer afgehandeld of verloopt dit op een andere wijze? De applicatie loodst medewerkers door het werkproces heen en zij zien op eenvoudige wijze hun eigen werkvoorraad, evenals de werkvoorraad van hun collega’s of van het team waarin zij zitten. De applicatie P8 berekent ook op basis van ingestelde tijdslimieten per proces welke status en welke urgentie een contract heeft. De gebruiker ziet direct welke stappen hij of zij iedere werkdag moet voltooien. Het vierogenprincipe is ook in de applicatie toegepast zodat conceptdocumenten door de ene medewerker opgesteld en door een tweede medewerker gecontroleerd worden.

Procesoptimalisatie

De applicatie P8 is een hulpmiddel voor medewerkers en managers om grote hoeveelheden aan-en verkooptrajecten en contracten te beheersen. De applicatie voorziet in een overzicht met geavanceerde managementrapportages, gepresenteerd in een dashboard naar keuze, zoals Microsoft Power BI. Met de P8 applicatie krijgt een dossier met een hoge prioriteit de juiste aandacht. Het wordt direct gepresenteerd aan de juiste medewerkers en knelpunten in het proces komen aan het licht. Bij vertragingen kan een betrokken medewerker een probleemdossier voorzien van toelichtingen zodat het team de knelpunten gezamenlijk kan analyseren en oplossen. Vooraf opgestelde doelstellingen zoals vastgestelde doorlooptijden per dossier zijn hierdoor beter haalbaar.

Samenwerking

“Met de verdiepingsslag willen wij, samen met alle collega’s die bij de processen van grondzaken zijn betrokken, tot een efficiënte en uniforme werkwijze werkwijze komen, licht Mirjam Stavleu-Meijer toe. “Een werkwijze waarbij nieuwe medewerkers makkelijk worden ingewerkt en externe grondverwervers rechtstreeks in het systeem dossiers kunnen bijhouden. We willen dossiers makkelijk van elkaar kunnen overnemen en zoveel mogelijk digitaliseren.” Ze benadrukt dat het belangrijk is dat het systeem niet bedoeld is als controlemiddel, maar efficiënt en praktisch van nut is voor alle gebruikers.
P8 Software B.V. faciliteert de samenwerking tussen de verschillende gebruikers van het systeem. De nieuwe manier van samenwerken van het Waterschap is opgestart in een trainingstraject dat onderdeel vormt van de implementatie. Tijdens verschillende trainingssessies neemt de projectleider van P8 Software B.V. de gebruikers mee op een ontdekkingstocht in de applicatie om de echte meerwaarde te ervaren. Zij zien zo met eigen ogen hoe ze tijd kunnen besparen via de ingestelde workflows, hoe ze hun werk makkelijker kunnen delen en repetitieve handelingen kunnen automatiseren via bijvoorbeeld de documentgenerator in de applicatie P8.